A Unesc dispõe de dois auditórios:
O Auditório Ruy Hülse é gerido diretamente pela Supervisão de Eventos, vinculada ao Secom - Setor de Comunicação Integrada.
Em ambos locais, existem os chamados meios técnicos, que são todos os mobiliários, equipamentos de sonorização, audiovisuais. O Auditório Ruy Hülse é dotado dos meios técnicos necessários à realização das atividades mencionadas anteriormente. Contém mobiliários, equipamentos de apoio à conferência, de iluminação, som, audiovisuais e climatização. O Miniauditório do Bloco P possui mobiliário e equipamentos de audiovisual, sonorização e climatização.
A utilização de meios técnicos suplementares depende da prévia autorização da Supervisão de Eventos. Os meios técnicos dos auditórios são manipulados por pessoal da Unesc credenciado pelos setores competentes. Nos casos em que sejam impossibilitados de manipulá-los, os meios poderão ser organizados por pessoal técnico especializado, com prévia autorização da Supervisão de Eventos ou setor competente.
Dois grupos são aptos ao uso das dependências do Ruy Hülse e Miniauditório do Bloco P: os utilizadores internos e os externos. São considerados utilizadores internos a Reitoria da Unesc, as Pró-Reitorias, Diretorias, Unidades Acadêmicas, Coordenações de Cursos, Assessorias, os Departamentos, o Colégio Unesc e o Diretório Central dos Estudantes (DCE).
São usuários externos: entidades locais, regionais ou nacionais, às quais poderão ser cedidos os auditórios para a realização de eventos de interesse da Unesc.
A cedência dos auditórios para utilizadores externos ocorre sempre em regime de aluguel por turno. Os horários disponíveis são de segundas a sextas-feiras, das 7h30 às 12 horas, das 13h30h às 17h30 e das 18h30 às 22h30.
Competem aos utilizadores externos todos os pagamentos de taxas e tributos que incidirem ou forem decorrentes das realizações. Durante a realização ou preparação de qualquer evento, a Unesc reserva-se o direito de disponibilizar nos locais cedidos o pessoal que considerar adequado para zelar pela boa utilização dos mesmos, sem eximir a responsabilidade dos que o usam.
Os valores para uso dos auditórios são definidos periodicamente pela Pró-Reitoria de Administração e Finanças da Unesc, conforme tabela de preços específica. Quando os utilizadores externos forem Instituições de benemerência, de reconhecida utilidade pública, ou Instituições com as quais a Unesc tenha acordos preferenciais de colaboração, a cedência poderá ser gratuita.
Com exceção das realizações conduzidas pela Supervisão de Eventos da Unesc, a cedência gratuita ou em regime de aluguel dos auditórios dependerá sempre da aceitação do Termo de Responsabilidade, por parte da entidade organizadora do evento.
As solicitações devem ser encaminhadas à Supervisão de Eventos da Unesc, por meio de preenchimento de formulário, para análise e aprovação da Pró-Reitoria de Administração e Finanças da Unesc. O pedido de utilização dos auditórios para outros fins que não os já citados será encaminhado à Supervisão de Eventos, que fará avaliação e submeterá o pedido à análise e aprovação dos setores institucionais competentes.
Os eventos previstos nos auditórios são registrados em cronograma, cuja elaboração compete à Supervisão de Eventos da Unesc.
No término de cada ano letivo, os setores da Universidade deverão comunicar à Supervisão de Eventos sobre as atividades que pretendem realizar no ano seguinte nos auditórios. Essa medida deve ser tomada para dar início ao agendamento de eventos nos locais e assegurar a prioridade dos acontecimentos acadêmicos e culturais dos utilizadores internos, sem prejuízo de outros que possam vir a ser agendados posteriormente.
Todas as reservas ou pedidos de utilização do Auditório Ruy Hülse e Miniauditório do Bloco P para eventos não previstos no agendamento deverão ser dirigidos à Supervisão de Eventos da Unesc, com a antecedência mínima de 30(trinta) dias úteis. Nos pedidos, deverão constar obrigatoriamente as datas pretendidas, o mobiliário e o equipamento técnico necessários, os espaços adjacentes que se queiram utilizar, bem como o pessoal técnico necessário para a realização do acontecimento.
Nos casos em que a utilização dos auditórios esteja dependente de confirmação prévia por parte do evento, a reserva poderá ser cancelada se a confirmação não for apresentada com 15 (quinze) dias de antecedência à Supervisão de Eventos.
O aproveitamento dos auditórios deverá seguir os padrões de segurança estabelecidos pelo Corpo de Bombeiros. Durante a realização do evento, não serão permitidos:
A exposição de materiais publicitários e a montagem de stands em espaços adjacentes aos auditórios estão sujeitas à autorização prévia da Supervisão de Eventos, sendo de responsabilidade do promotor do evento a guarda, o controle e a manipulação dos referidos materiais. A retirada dos mesmos será de responsabilidade do usuário, que deverá fazê-la imediatamente ao término do acontecimento. A Supervisão de Eventos não se responsabiliza pela guarda dos materiais.
Sim. Para os serviços de coffee break e coquetel, será disponibilizada uma copa (3x4 metros), constituída de 01 (um) refrigerador, 01 (um) micro-ondas, uma pia com balcão, uma mesa com 06 (seis) cadeiras. A Unesc não disponibiliza acessórios – louças, bandejas, panos de copa, material descartável e material de limpeza. Estes objetos são de responsabilidade do terceirizado contratado pelos utilizadores.
Os resíduos produzidos no coffee breack deverão ser removidos pelos utilizadores, após o término do evento; a limpeza de louças antes e após a realização não será permitida aos profissionais de serviços terceirizados. Estes poderão acessar as áreas comuns somente mediante autorização prévia da Supervisão de Eventos.
Danos no mobiliário ou nos equipamentos de audiovisual e sonorização; produção de resíduos como copos, garrafas, papéis, alimentos e bebidas dentro dos auditórios; sucessivas reservas e cancelamentos de auditório; utilização para fim distinto daquele para que o espaço foi cedido; previsão de público inferior à taxa mínima de ocupação - estimada em 100 (cem) pessoas para o Auditório Ruy Hülse.
A Unesc pode suspender o direito de uso às pessoas a quem sejam imputados casos de má utilização. A Universidade também reserva-se o direito de recusar a cedência dos espaços aos utilizadores externos sempre que considerar conveniente.
A Universidade não se responsabiliza pelas reservas e pelos pedidos de utilização que não estejam de acordo com as normas sobre agendamento e reserva.
Sim. Acontecem sempre que se registrem danos no mobiliário ou equipamento por parte da entidade utilizadora do evento. Esta terá de indenizar a Unesc os valores que a Universidade desembolsar para reparação ou substituição dos objetos danificados. No caso de os prejuízos serem causados pelos utilizadores internos, os respectivos custos serão atribuídos ao centro de custo do setor.
Os utilizadores dos auditórios devem comunicar à Supervisão de Eventos da Universidade sobre todos os problemas ou deficiências que detectarem nos auditórios, a fim de que a Unesc os possa suprir no mais breve espaço de tempo possível.