O que é uma comissão de formatura?

É um grupo composto por cinco pessoas, graduandos do curso, que representarão as vontades de toda a turma e também executarão as atividades em nome de seus companheiros de graduação. Ao serem escolhidos os representantes da comissão, devem-se estabelecer regras gerais, redigidas em um Estatuto (opcional), para mais transparência das ações.

 

A comissão é composta por quais membros?

Para que as atividades sejam executadas de forma organizada e ágil, uma comissão de formatura deve ser composta por presidente, vice-presidente, tesoureiros e escrivão ou secretário.

 

Quais as atribuições de cada um deles?

O presidente coordena todas as ações da comissão, além de tomar decisões gerais, pesquisar valores, entrar em contato com fornecedores, transmitir as decisões para os formandos e organizar o baile e a missa de formatura.
O vice-presidente auxilia o presidente e, na falta deste, assume o cargo.
Para tesoureiros deverão ser nomeadas no mínimo duas pessoas, que ficarão encarregadas de pagamentos, cobrança de mensalidades, demonstrativo de controle de finanças – como utilizou ou utilizará o dinheiro apurado – e definição de valores. É também de responsabilidade dos tesoureiros controlar dívidas – prazos e valores –, pagamentos de cada formando e aplicação de multa e juros (opcional).
O escrivão ou secretário registra em ata as decisões tomadas em assembleia.

 

O que é “fluxo de caixa”? Quem o faz?

Fluxo de caixa é um documento que contém todos os apurados e gastos com o evento de colação de grau. Esse relatório deve ser publicado mensalmente pelos tesoureiros da comissão. No fluxo de caixa também deve estar relatado o status atual da dívida do graduando.

 

Como devem ser tomadas as decisões da comissão?

Todas as decisões administrativas devem ter aprovação por voto em assembleia. O (a) secretário (a) registra em ata os assuntos e as decisões. Este documento é assinado pelo presidente da comissão de formatura. Cabe à comissão pôr em prática as decisões tomadas.

 

Os representantes eleitos da comissão de formatura precisam ser divulgados?

Sim. Tão logo sejam decididos os membros da comissão de formatura de cada curso de graduação, deve ser comunicado à Supervisão de Eventos. São necessários os nomes e os contatos de cada componente da comissão de formatura. Em breve, formulário para preenchimento e envio online.