Procedimentos para se realizar um evento na Universidade

Para se realizar algum evento na Unesc, existem alguns procedimentos que devem ser cumpridos, como:

• agendamento do evento;
• agendamento do local para o evento;
• reunião para esclarecimento de detalhes e procedimentos;
• levantamento de fornecedores e custos;
• aprovação dos orçamentos (Solicitante/Diretoria de Finanças);
• ajustes e encaminhamentos necessários.

Além disso, o setor responsável pelo evento deverá estar atento aos seguintes itens:

• todos os eventos deverão constar no calendário anual de eventos da Unesc;
• todo o evento a ser promovido deverá ser comunicado anteriormente à Diretoria correspondente;
• o promotor do evento deverá indicar um representante para estar presente durante o evento (recepção de convidados e palestrantes, abertura, desenvolvimento e encerramento);
• a requisição de compras e almoxarifado é de responsabilidade do solicitante;
• a participação em eventos externos também deverá ser avaliada e planejada de acordo com escala de prazos;
• é de responsabilidade do promotor do evento o recolhimento de faixas, cartazes, banners, fôlders e outros materiais de divulgação afixados em muros, paredes ou corredores do evento.

 

Tempo de antecedência para comunicado sobre o evento

As solicitações sobre o evento deverão ser feitas para a Supervisão de Eventos da Unesc e reconfirmadas com 30 dias de antecedência, para que se possam cumprir as etapas necessárias que envolvem todo o processo de organização citado anteriormente.

 

Locais disponíveis para a realização de eventos na Unesc

A Unesc conta com locais próprios para a realização de eventos. Como opção, existem:

1) Auditório Ruy Hülse
Loalização: Bloco S
Capacidade: 310 pessoas

2) AUnesc – Associação dos Professores e Funcionários da Unesc
Localização: campus da Unesc em frente ao Auditório Rui Hülse
Capacidade: 250 pessoas

3) Hall Administrativo
Localização: Bloco da Reitoria

4) Miniauditório do Bloco P
Localização: sala 19
Capacidade: 111 pessoas

 

Locais de responsabilidade da Supervisão de Eventos

A Supervisão de Eventos é responsável por solicitações referentes ao Auditório Ruy Hülse e Miniauditório do Bloco P.

 

Responsabilidade pelos acontecimentos na Unesc

Nem todos os eventos são informados à Supervisão de Eventos, o que isenta o setor da responsabilidade pelos mesmos. O promotor de eventos é a figura responsável pelos acontecimentos. Por falta de uma portaria específica para regulamentar as funções da Supervisão de Eventos, esta muitas vezes programa, organiza, apóia logisticamente e executa, porém, noutras situações apenas organiza e, numa terceira situação, somente executa.
Muitas vezes, alguns departamentos se envolvem na organização e realização de eventos. São eles: o Almoxarifado, Apoio Logístico, Audiovisual, Departamento de Tecnologia da Informação, Horto Florestal e Setor de Arte e Cultura.